Administrar implica representar al consorcio y ejecutar las decisiones de la asamblea, pero también conservar documentación, recaudar expensas, pagar obligaciones, mantener partes comunes y rendir cuentas. No es una tarea meramente contable.
Gestión cotidiana con respaldo
El Código Civil y Comercial enumera deberes concretos: convocar asambleas, llevar libros, conservar antecedentes, atender la conservación del edificio y contratar seguros exigibles, entre otros. La administración también debe entregar la documentación cuando cesa y poner en conocimiento del consorcio reclamos relevantes.
En la Provincia de Buenos Aires, la Ley 14.701 agrega obligaciones para quienes administran consorcios y establece un registro público. El cumplimiento debe verificarse con documentación actualizada.
La diferencia está en el sistema
Cumplir no consiste en reaccionar cuando aparece un problema. Requiere calendario de vencimientos, archivo digital y físico, control de proveedores, seguimiento de morosidad, mantenimiento preventivo y una forma estable de informar. La trazabilidad protege al consorcio y también al administrador.
- Cuenta bancaria y movimientos conciliados.
- Comprobantes vinculados a cada gasto.
- Contratos, pólizas y habilitaciones vigentes.
- Registro de reclamos, trabajos y cierres.
- Informe periódico al consejo y a los propietarios.
Qué puede pedir el consorcio
La propuesta de administración debería indicar honorarios, tareas incluidas, frecuencia de reportes, modalidad de emergencias y tratamiento de gastos extraordinarios. Cuanto más claro sea el alcance, menos espacio habrá para expectativas incompatibles.
LISTA DE CONTROL
Para llevar a la práctica
- Constancia de inscripción provincial vigente.
- Calendario anual de obligaciones.
- Protocolo de urgencias y autorizaciones.
- Inventario documental y acceso definido.